Como usar o Trello como ferramenta de produtividade integrada a ERP/CRM em sua empresa

Neste artigo, vamos explorar como transformar o Trello — uma ferramenta popular de gerenciamento de projetos — em uma poderosa plataforma de produtividade para equipes que já utilizam sistemas ERP/CRM (como Salesforce, Odoo, Microsoft Dynamics 365, entre outros). Faremos um guia prático e passo a passo, com automação, integração nativa e inteligência artificial (IA). Ao final, você saberá exatamente como montar um fluxo eficiente, visual e automatizado, dentro do ambiente que sua empresa já conhece.

1. Por que usar o Trello junto ao seu ERP/CRM

O Trello é mais do que um simples quadro de tarefas. Ele se adapta a diversos fluxos corporativos, e com a ajuda de integrações (Power-Ups), campos personalizados e automações, se torna uma solução leve e prática para trabalhar com dados que já existem no seu ERP/CRM.

Vantagens:

• Visualização com Kanban: listas como “Leads”, “Negociações” e “Fechados” facilitam o acompanhamento do funil comercial ou de processos operacionais.
• Flexibilidade: o Trello permite criar campos personalizados como “valor”, “origem do lead”, “responsável”, além de datas e etiquetas.
• Colaboração: times diferentes (vendas, financeiro, TI, suporte) podem comentar, anexar arquivos e se organizar num mesmo cartão.
• Automação com IA (Butler): regras condicionais são ativadas automaticamente sem necessidade de código.
• Baixo custo: comparado a soluções de gestão completas, o Trello pode ser uma alternativa mais econômica para automatizar tarefas.

2. Exemplo real: Trello + Odoo ERP

Imagine uma empresa que usa Odoo para gerenciar finanças, vendas e projetos. Ao integrar com o Trello, ela consegue:

• Sincronizar tarefas, anexos e prazos entre Trello e Odoo.
• Atualizar status de vendas e entregas automaticamente.
• Permitir que o time operacional trabalhe no Trello, enquanto dados financeiros e de estoque ficam no ERP.

Esse tipo de integração pode ser feita por APIs, Zapier, ou usando ferramentas específicas como Crmble ou Integromat/Make.

3. Tutorial prático: como montar um processo de vendas com Trello

3.1 Criar o quadro e listas do funil

1. Acesse o site do Trello e crie um novo quadro (exemplo: “Pipeline de Vendas”).
2. Adicione listas representando o fluxo:
   • Leads
   • Qualificação
   • Negociação
   • Fechados – Ganhou
   • Fechados – Perdido
3. Crie um cartão exemplo com:
   • Título do lead
   • Descrição
   • Checklist com tarefas (ex: enviar proposta, follow-up)
   • Etiquetas por nível de interesse
   • Data de entrega (próximo contato)
   • Responsável
4. Salve esse cartão como modelo para replicar.

3.2 Adicionar campos personalizados

Use o Power-Up “Custom Fields” e adicione campos como:

• Valor estimado da venda (campo numérico)
• Origem do lead (menu suspenso)
• Data prevista de fechamento (campo de data)

Esses campos ajudam a ter uma visão mais estratégica do funil.

3.3 Conectar o Trello ao seu CRM

Você pode usar Power-Ups como:

• Crmble: transforma o Trello num CRM básico, adicionando campos, filtros e relatórios internos.
• Salesforce Power-Up: permite sincronizar oportunidades e contatos diretamente com o Trello.
• Pipedrive Power-Up: integra seu funil comercial ao quadro do Trello, criando ou atualizando leads automaticamente.

3.4 Criar automações com Butler (sem código)

O Butler é uma IA embutida no Trello que automatiza ações com base em gatilhos e regras. Exemplos:

• Quando checklist “Enviar proposta” for marcado como concluído, mover o cartão para “Negociação”.
• Quando cartão for movido para “Fechados – Ganhou”, adicionar etiqueta “Fechado” e enviar e-mail com resumo.
• Quando estiver a 2 dias do prazo final, marcar com a etiqueta “Urgente” e notificar o responsável.

3.5 Capturar leads via formulários

Com Power-Ups como “Blue Cat Forms” ou usando Zapier, é possível:

• Criar um formulário web que alimenta automaticamente o Trello com novos leads.
• Preencher campos como nome, e-mail, valor estimado, origem do lead.
• Direcionar o lead diretamente para a lista “Leads” no quadro.

3.6 Anexar documentos e fazer comunicação dentro dos cartões

• Use a integração com Google Drive ou Dropbox para anexar contratos e propostas.
• Use Crmble ou SendBoard para enviar e receber e-mails diretamente nos cartões.
• Conecte o Trello com Slack ou Microsoft Teams para avisar o time quando um cartão muda de fase.

3.7 Monitorar o progresso com visões e relatórios

Com a versão Business do Trello, você tem acesso a:

• Calendar View: visão de todas as tarefas com datas.
• Table View: para visualizar todos os cartões em uma planilha com filtros.
• Dashboard View: gráficos de performance, valor de vendas, status dos negócios.

Com Power-Ups como Crmble, você também pode gerar relatórios de funil, taxa de conversão e tempo médio por fase.

4. Fluxo prático no dia a dia

Veja como um time pode operar com o Trello integrado ao ERP/CRM:

1. Marketing gera leads via formulário no site → são adicionados automaticamente no Trello.
2. Vendas qualifica e atualiza campos (valor, data, origem).
3. Automação move o cartão entre as fases conforme as tarefas são concluídas.
4. Quando a venda é fechada, um e-mail automático é enviado e a fatura é criada no ERP (manualmente ou via integração).
5. Financeiro acompanha os fechamentos via dashboard do Trello ou relatório no Odoo.
6. Time inteiro tem visibilidade e reduz a necessidade de reuniões e retrabalho.

5. Recursos de IA e automações inteligentes

• Butler já usa IA para sugerir automações com base no comportamento do seu time.
• Zapier + ChatGPT: é possível criar fluxos como “ao finalizar uma negociação, gerar um e-mail com resumo automático usando IA”.
• Hipporello Apps: cria miniformulários, portais e automações mais visuais e inteligentes dentro do Trello, sem necessidade de programar.

Esses recursos permitem que o Trello evolua junto com o crescimento da empresa, incorporando inteligência, regras de negócio e agilidade no processo.

6. Benefícios gerais desse modelo

• Redução de erros e retrabalho
• Visualização simples e compartilhada com a equipe
• Integração com sistemas existentes (ERP, CRM)
• Automação de tarefas repetitivas
• Melhoria no tempo de resposta e tomada de decisão
• Baixo custo de implementação
• Escalável para diferentes áreas da empresa

7. Checklist final para implementação

• Criar o board e listas do funil
• Ativar campos personalizados e visualizações
• Instalar Power-Ups (CRM, formulários, calendário, automação)
• Configurar automações com Butler
• Criar formulários de entrada para leads
• Conectar com e-mails e ERP (Zapier, Crmble, API)
• Treinar a equipe e revisar o fluxo mensalmente
• Criar relatórios de performance e usar dashboards